Projektmanagement
Struktur
Der Kern der effektiven Struktur des Projektmanagements war die enge Kooperation auf der Basis von 4 Schlüsseleinheiten: - das ELLA Projektsekretariat mit den verschiedenen Projektmanagern,
- die Projekt-Partnergruppe (PPG),
- die thematischen Arbeitsgruppen (AGs) und den
- individuellen Partnern in einzelner Expertise oder Pilotaktivitäten.
Die externe fachliche und organisatorische Koordination des Projektes ELLA wurde durch das Büro Infrastruktur&Umwelt, Professor Böhm und Partner durchgeführt.
Aufgaben
Für die Schlüsselaufgaben des Projektmanagements innerhalb der Partnerschaft und der Arbeitspakete wurden im Projekt ELLA entsprechende Strukturen beim Lead Partner (Projektdirektor, Projektkoordinator) sowie durch Beauftragung des externen Projektmanagements eingerichtet. Zu den Hauptaktivitäten gehörten:
Produktbeschreibung (Antrag) und Arbeitsabläufe wurden ausgewertet und regelmäßig angepasst.
Ein Leitfaden (Projekthandbuch) für Verfahren und Arbeitsabläufe wurde erstellt und regelmäßig angepasst.
Es wurde ein übergreifendes Finanzmanagement über Budget, Kosten, Meilensteine, Zertifizierung, Kommunikation, vorgelegte Berichte, etc. durchgeführt
Fachliche Gesamtkoordination im Hinblick auf die angestrebten Projektergebnisse (Teilbeiträge, Arbeitsgruppen etc.).
Jeder Partner hat 2 mal jährlich einen Bericht über Ergebnisse und Abschätzung der Kosten, Budget, Meilensteine für eine 6-monatige Periode an den Lead Partner abgeliefert. Dies hat den Lead Partner befähigt, die Projektmittel zu kontrollieren und zu verwalten.
3 mal jährlich erfolgte der zertifizierte Fördermittelabruf des Lead Partners bei der Managing Authority; dazu forderte das Projektmanagement die Partner vorher zur zertifizierten Mittelanforderung beim Lead Partner auf.
Der Lead Partner konnte den Mittelanforderungen der Partner nur dann nachkommen, wenn auf aktuellen Ausgaben basierende Berichte für die jeweiligen Perioden (berechtigte Kosten) eingegangen waren. Der Lead Partner hat einen Ordner bei sich eingerichtet, in dem alle Rechnungen (Kopien davon) aufgehoben und registriert wurden.
Projektmanagement beim Lead Partner
Der Lead Partner (SMI) übernahm die organisatorische, inhaltliche und finanzielle Gesamtverantwortung für das Projektmanagement und - berichtswesen. Er war somit der Ansprechpartner des Programmsekretariats. Der Lead Partner koordinierte die Projektabwicklung und verwaltete die EFRE – Mittel und kümmerte sich somit um die Kontrolle und Abrechnung der Projektausgaben.
Zusätzlich zum Gesamtmanagement war ein Projektkoordinator (Herr Kühl, SMI) ernannt worden. Dieser war zusätzlich verantwortlich für:
- die Abstimmung weiterer Expertisen
- die Inhalte einzelner Aktivitäten
- die Zeitpläne
- die Verbindung von Partnern und Aktivitäten
- die Koordination und Produktion von Endgültigen Ergebnissen
- Öffentlichkeitsarbeit
Des Weiteren wurden die Arbeitspakete hinsichtlich des Informationsmaterials, Presseveröffentlichungen, öffentliche Informationskampagnen, Konferenzen und die Wanderausstellung abgestimmt.
Den Projektpartnern stand es zu, eigene Kampagnen zu planen und umzusetzen. Diese wurden mit dem Koordinator abgestimmt.
Das Bundesministerium für Verkehr, Bau- und Wohnungswesen (PP 2 BMVBW) hatte den Deutschen Verband für Wohnungswesen, Städtebau und Raumordung (DV GmbH) damit beauftragt, das BMVBW in der Öffentlichkeitsarbeit, auf Konferenzen, Meetings usw. zu repräsentieren.
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